單證業(yè)務(wù)流程實(shí)質(zhì)上就是國際貿(mào)易的買賣雙方履行合同的過程，因此雙方應(yīng)注意加強(qiáng)合作，共同把單證的相關(guān)工作做好。由于外貿(mào)業(yè)務(wù)中主要采用信用證付款方式，以下就以信用證方式為例介紹進(jìn)、出口單證業(yè)務(wù)流程。

出口單證的業(yè)務(wù)流程如下圖所示：

出口單證業(yè)務(wù)流程

收發(fā)訂單與備貨。這一階段單證工作的具體內(nèi)容為：

①客戶詢盤：一般在下訂單之前，客戶都會把相關(guān)的詢價表給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。

②報價：業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客戶的詢問，確定貨物品名、型號、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，開形式發(fā)票給客戶做正式報價。

③得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單。

④下生產(chǎn)訂單：得到客戶的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。

⑤業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先要做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實(shí)填寫，盡可能將各種預(yù)計費(fèi)用都列明。合同審批需附上客戶訂單傳真件與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。

⑥下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足條件即可下達(dá)生產(chǎn)通知，通知工廠按時生產(chǎn)。

⑦工廠發(fā)貨的同時向出口商和稅務(wù)部門提供增值稅發(fā)票或相應(yīng)的證明。

⑧稅務(wù)部門憑生產(chǎn)商提供的增值稅發(fā)票或其他證明，向出口商提供出口退稅專用稅票。

⑨工廠在向外貿(mào)倉庫發(fā)貨的同時，要求倉庫簽收送貨單。

⑩外貿(mào)倉庫收到貨物后，向出口商簽發(fā)進(jìn)倉單。

催證、來證登記、審證與改證

①催開信用證。

在出口合同簽訂以后，如果進(jìn)口商遲遲沒有開來信用證，則應(yīng)根據(jù)合同中規(guī)定的開證時間或根據(jù)出口貨物的性質(zhì)、備貨難度、裝運(yùn)期等因素決定的合理時間來催促進(jìn)口商開出信用證。

②來證登記。

進(jìn)口商開出的信用證一般由進(jìn)口商的開證行傳遞到出口商的通知行，再由通知行傳遞給出口商。所以，單證員收到信用證后，必須立即做好登記。登記內(nèi)容主要有信用證號碼、合同號碼、開證申請人、開證行、總金額、裝運(yùn)期、信用證有效期等。信用證的登記可采用登記簿的方式，登記簿作為單證工作的資料，也要進(jìn)行歸檔保存。

③審核信用證。

在銀行審證的基礎(chǔ)上，出口商單證員應(yīng)根據(jù)出口合同條款，對信用證所列各項條款內(nèi)容逐項、逐字、逐句地進(jìn)行審核。

④修改信用證。

改證是針對審證中發(fā)現(xiàn)問題的信用證進(jìn)行的，凡發(fā)現(xiàn)不符合我國外貿(mào)政策、影響合同履行和安全收匯的內(nèi)容，必須要求進(jìn)口商通過其開證行進(jìn)行修改，并堅持在收到銀行修改通知書后才能對外發(fā)貨，以免造成出口業(yè)務(wù)工作的被動和經(jīng)濟(jì)損失。

制作出口單證

①制作外銷出倉單。

在出口貨物備齊準(zhǔn)備裝運(yùn)前，單證員可根據(jù)合同或信用證的有關(guān)條款開具外銷出倉單(也稱提貨單)，并加蓋其向倉庫留存印鑒的提貨章，以作為承運(yùn)單位向倉庫提貨出運(yùn)的有效憑證。外銷出倉單的主要內(nèi)容包括商品名稱、數(shù)量、件數(shù)、規(guī)格、毛重、凈重、嘜頭、商品儲存地等。

②制作商業(yè)發(fā)票和箱單。

商業(yè)發(fā)票是出口單據(jù)的中心，其他單據(jù)的主要內(nèi)容都是根據(jù)發(fā)票制作的。因此，制作的商業(yè)發(fā)票必須符合合同、信用證的要求，同時要與實(shí)際交貨情況一致。箱單是指裝箱單、重量單、尺碼單等，是商業(yè)發(fā)票的附屬單據(jù)。

③出口托運(yùn)單。

在備貨的同時，單證員要根據(jù)不同的運(yùn)輸方式，以及委托外運(yùn)或外運(yùn)代理公司辦理不同的托運(yùn)手續(xù)，制作不同的托運(yùn)單。在CFR或CIF條件下，要向海運(yùn)公司及時辦理租船訂艙，并填寫“海運(yùn)出口貨物托運(yùn)單”;在空運(yùn)或陸運(yùn)的情況下，則要辦理空運(yùn)或陸運(yùn)的托運(yùn)手續(xù)，制作空運(yùn)或陸運(yùn)的托運(yùn)單。

④獲取裝貨單(Shipping Order，簡稱S/O)。裝貨單俗稱“下貨紙”，是運(yùn)輸公司出具的表示接受委托承載的證明。

⑤制作商檢申請書并獲取商檢證書。

凡屬法定檢驗的商品，或合同、信用證要求檢驗的商品，必須通過商檢局的檢驗并取得由商檢局簽發(fā)的商檢證書。

一般情況下，出口商應(yīng)在出口貨物報關(guān)前10天向商檢局申報檢驗。報驗時，應(yīng)制作“出口商品檢驗申請單”。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，有時為了簡化手續(xù)，可用商業(yè)發(fā)票副本、報關(guān)單代替商檢申請單。與之相對應(yīng)的，商檢局也不逐筆簽發(fā)商檢證書，而只在商業(yè)發(fā)票副本、報關(guān)單上加蓋商檢局的合格印章，海關(guān)憑此放行。但如果信用證中規(guī)定必須出具商檢證書(例如品質(zhì)檢驗證書、動植物檢驗檢疫證書等)作為議付單據(jù)時，則應(yīng)照章辦理。

⑥制作運(yùn)輸單據(jù)。

a.在CFR或CIF條件下，在出口貨物裝運(yùn)完畢并收到外運(yùn)公司(或其代理公司)的配船回單后，制作海運(yùn)提單，再把海運(yùn)提單送交承運(yùn)人，由其簽發(fā)。海運(yùn)提單是重要的物權(quán)證明。

b.在空運(yùn)情況下，由承運(yùn)的航空公司憑出口商的“空運(yùn)貨物委托書”的內(nèi)容制作并簽發(fā)“航空運(yùn)單”(Airway Bill)。

c.在陸路運(yùn)輸情況下，由外運(yùn)公司制作并簽發(fā)“承運(yùn)貨物收據(jù)”(Cargo Receipt)。

d.在大陸橋運(yùn)輸情況下，由外運(yùn)公司制作并簽發(fā)“聯(lián)合運(yùn)輸單據(jù)”(Combined Trans-port Documents)。以上這些運(yùn)輸單據(jù)都是出口商向銀行議付結(jié)匯的最主要的單據(jù)，所以，這些運(yùn)輸單據(jù)中的每一項內(nèi)容必須嚴(yán)格按合同、信用證規(guī)定的要求制作。另外，在貨物裝運(yùn)后，一般應(yīng)以電信方式向進(jìn)口商發(fā)出“裝運(yùn)通知”，使買方能及時掌握運(yùn)輸信息，先做好相關(guān)安排。

⑦獲取簽證或認(rèn)證。

簽證是指應(yīng)出口商的申請和要求、由國家相關(guān)機(jī)構(gòu)簽發(fā)的各種證明文件，如出口許可證、原產(chǎn)地證書等。認(rèn)證是指應(yīng)進(jìn)口商的要求、由進(jìn)口商指定機(jī)構(gòu)(一般為進(jìn)口商國家駐我國的機(jī)構(gòu)，如使領(lǐng)館) 在某些出口單據(jù)上( 如商業(yè)發(fā)票、原產(chǎn)地證書等) 作必要的證明，以確認(rèn)其為合法文件。

⑧制作投保單并獲取保險單。

凡是以CIF或CIP條件成交的出口合同，出口商在向承運(yùn)人辦妥出口貨物的托運(yùn)手續(xù)、取得承運(yùn)人簽發(fā)的裝貨單后，應(yīng)根據(jù)合同或信用證中保險條款的規(guī)定，填寫“出口貨物運(yùn)輸投保單”，或在出口發(fā)票副本上加注保險條款的內(nèi)容，在貨物發(fā)運(yùn)前向保險公司投保，保險公司據(jù)此簽發(fā)保險單。

⑨制作出口貨物報關(guān)單并報關(guān)。

在外銷出倉單開立以后，將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間(船截關(guān)前)。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝船資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量、口岸、船公司、訂艙號、柜號、船開截關(guān)時間、拖車公司、柜型及數(shù)量、本公司的聯(lián)系人和電話等。

⑩制作出口收匯核銷單。

出口收匯核銷單是由國家外匯管理局制發(fā)、出口商填寫，外匯管理部門在出口貨物結(jié)匯后憑此核銷收匯、海關(guān)憑此受理報關(guān)的單據(jù)。在貨物報關(guān)后，海關(guān)在核銷單上加蓋“放行章”，然后退給出口商，出口商在結(jié)匯后據(jù)此向外匯管理部門辦理外匯核銷手續(xù)。

交單結(jié)匯

在各種單證制作或獲取完畢后，單證員應(yīng)對單證再次全部審核一遍，確保單證的最終質(zhì)量及安全收匯。交單就是出口商將審核無誤的全套單證送交議付銀行的行為。交單的基本要求是：單證正確、完整，提交及時，在信用證條件下，應(yīng)在信用證有效期內(nèi)交單。

辦理出口退稅

這是整個出口業(yè)務(wù)中的最后一個環(huán)節(jié)。出口退稅是否及時和足額，將直接影響到出口商的效益。

單證歸檔保管

出口商提交單結(jié)匯后，應(yīng)將一套完整的單據(jù)副本歸檔保管。出口單證是出口業(yè)務(wù)的主要憑證，盡管一筆外貿(mào)出口業(yè)務(wù)的合同已經(jīng)履行完畢，但由于各種因素，往往還需查閱這些單據(jù)。例如，保險事因的發(fā)生，進(jìn)口商對品質(zhì)、數(shù)量的異議及索賠等，萬一此類事件發(fā)生，就需查閱出口單證。所以，每筆出口業(yè)務(wù)的全套單據(jù)應(yīng)留有一套副本歸檔保存?zhèn)洳?。由于與貿(mào)易有關(guān)的訴訟時效是自貨到后起兩年有效，所以，單據(jù)的保存期一般為2～3年。

關(guān)鍵詞： 外貿(mào)出口單