眾所周知,郵件系統(tǒng)是企業(yè)信息化過程中不可或缺的通訊軟件,一般企業(yè)可采取自建、租用、云端部署等多種方案,無論采取哪種方案,使用郵件系統(tǒng)為企業(yè)員工以及外部客戶提供電子郵件通訊服務(wù)是其基本功能。近年來,信息化技術(shù)的出現(xiàn),助力企業(yè)郵件管理更為簡潔、高效,也實(shí)現(xiàn)了企業(yè)要求的個(gè)性化功能等需求。
本文以勤哲Excel服務(wù)器為例,簡述該系統(tǒng)在郵件管理中的應(yīng)用。
一:配置ES的郵件通知的郵件服務(wù)器設(shè)置
上圖是一個(gè)配置樣例,客戶可以配置自己的郵件服務(wù)器設(shè)置。配置好后,點(diǎn)擊測(cè)試按鈕,
彈出“測(cè)試成功”代表配置正確,下圖所示
二,應(yīng)用場景
1、工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的提醒:
工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的郵件提醒包括以上的三種類型:
1)待辦事宜郵件通知
2)到期提醒郵件通知
3)辦理完成郵件通知
現(xiàn)以類型1,“待辦事宜郵件通知”為例,舉例說明
如圖的審批節(jié)點(diǎn),點(diǎn)擊執(zhí)行權(quán)限頁簽,我們看到該節(jié)點(diǎn)的辦理的角色是銷售部長, 因此,我找一個(gè)具備銷售部長這個(gè)角色的人員,給他的人員屬性里填上他的郵箱。下圖所示:
準(zhǔn)備好以上的基本設(shè)置后,來填一張訂單模板,流轉(zhuǎn)到肖部長審核,看看能否收到郵件通知
填報(bào)保存以上表單。
如圖,肖部長的郵箱,收到了來自交辦人admin發(fā)來的工作流待辦的提醒。
如果你的智能手機(jī)上有你的郵箱的APP,或在騰訊TIM上綁定了你的郵箱,你也會(huì)手機(jī)上收到郵件提醒,并能打開看到該郵件。
有的客戶說,嗯,有待辦事宜能通過郵件收到提醒。如果是有一項(xiàng)工作,它有完成時(shí)限的要求,比如某項(xiàng)工作給某個(gè)人去辦理,需要他在3天以內(nèi)完成,有待辦事項(xiàng)的時(shí)候通過以上的功能可以通知到這個(gè)人,但他忘了,能不能在到期前某個(gè)時(shí)間點(diǎn)再提醒下他,以提醒這個(gè)人辦理。
這個(gè)問題就涉及到了類型2的工作流提醒:即“到期提醒郵件通知”
設(shè)置如下:
點(diǎn)擊工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的屬性,點(diǎn)擊【完成時(shí)限】頁簽,做如上的設(shè)置。
怎么樣,您讀懂了以上的設(shè)置嗎?
這不需要模板設(shè)計(jì)者有編程的知識(shí),你只需要了解自身的業(yè)務(wù)邏輯就行。
有的客戶又說,那如果到了期限后這個(gè)人還沒有辦理,能不能自動(dòng)提交?
答案是:也可以!
看上圖的下方有個(gè)選項(xiàng)“到期后自動(dòng)提交,請(qǐng)?jiān)谟行^(qū)域選項(xiàng)卡中輸入自動(dòng)提交所需要填充的數(shù)據(jù)項(xiàng)內(nèi)容。”
這個(gè)選項(xiàng)就是用來干這個(gè)的。
再看類型3“辦理完成郵件通知”
舉個(gè)例子,比如,“訂單”這個(gè)模板填報(bào)后,工作流到了“銷售經(jīng)理”這個(gè)角色進(jìn)行審核。這個(gè)待辦的“審核”節(jié)點(diǎn)是“搶先式”。而銷售經(jīng)理這個(gè)角色,可能不止一個(gè)人,比如他有兩個(gè)或多個(gè)人。 那么當(dāng)這兩個(gè)或多個(gè)人同時(shí)收到了同一個(gè)待辦,有一個(gè)完成審核任務(wù)后,郵件會(huì)把完成審核的通知推送到其他銷售經(jīng)理,以提示其他銷售經(jīng)理,不用辦理了,XXX已經(jīng)辦了。
好了,工作流的郵件推送基本上已經(jīng)說完,大家去試一下,就明白了。
需要有一點(diǎn)補(bǔ)充的就是,郵件提醒的內(nèi)容也是可以自定義的
點(diǎn)擊…進(jìn)行郵件主題或郵件正文的自定義,不再贅述!
2. 表間公式里的回寫(新建郵件)的應(yīng)用
還是舉個(gè)例子說,假如上圖所示是采購訂單。圖中的E-mail 填寫了供應(yīng)商的電子郵件地址,客戶想要在填報(bào)本公司如上的采購訂單后,直接把該采購訂單通過郵件的附件形式發(fā)給供應(yīng)商。供應(yīng)商在收到郵件后,按照訂單進(jìn)行發(fā)貨。
這就用到了表間公式里“新建郵件”公式的應(yīng)用。
新建如圖所示的新建郵件表間公式
注意下圖所示的勾選
勾選以上選項(xiàng)。如果不想讓對(duì)方看到訂單的某些字段值,可以勾選“在表單附件文件中僅部分字段內(nèi)容可見”,然后選擇可見的內(nèi)容,好了,設(shè)置好后,我填報(bào)一張采購訂單,如下圖:
沒錯(cuò),假如我這個(gè)E-Mail地址就是供應(yīng)商的,填報(bào)后,保存。為了展示更清楚,我用電腦打開該郵件,展示給大家:
注意,里面的郵件標(biāo)題和郵件內(nèi)容都是我自定義的,你也能。
下載郵件附件的excel表格,打開如下:
以此類推,你可以想象更多的場景,結(jié)合自身的業(yè)務(wù)需求。 比如,客戶購買你的產(chǎn)品,做出庫單后,自動(dòng)通過郵件通知客戶他要的貨已出庫,該如何設(shè)置呢?不妨自己試試看!
3. 自定義查詢里的郵件推送
設(shè)置如上圖所示,這個(gè)我就不再舉例了??梢苑棚w我們的想象。
總結(jié)
回到題目,我確實(shí)覺得ES的郵件推送真是妙不可言,成本低,性價(jià)比高。員工生日祝福?郵件推;保險(xiǎn)行業(yè)的客戶保險(xiǎn)到期了,推;銀行的信用卡還款時(shí)間到了,銀行推;要采購了,推;出庫了,要告知客戶,推......,客戶的智慧是無窮的,想到什么就推什么!
最后,把我自己推給您,有任何問題,歡迎進(jìn)一步溝通!
小結(jié):
勤哲Excel服務(wù)器中的信息化技術(shù)對(duì)郵件管理系統(tǒng)的幫助,取代傳統(tǒng)紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)的工作模式,嚴(yán)格遵循公文管理制度,實(shí)現(xiàn)了全單位電子公文的上傳下達(dá)和智能流轉(zhuǎn),為企業(yè)打造了靈活可擴(kuò)展的郵件高效流轉(zhuǎn)模式,也為電子文檔統(tǒng)一管理奠定了信息化基礎(chǔ)。勤哲Excel服務(wù)器實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的郵件移動(dòng)端辦公入口的同時(shí),協(xié)同事項(xiàng)建立、處理、報(bào)表、通訊錄等功能,實(shí)現(xiàn)跨地域、跨組織、跨業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)數(shù)字化辦公業(yè)務(wù)協(xié)同。
免責(zé)聲明:市場有風(fēng)險(xiǎn),選擇需謹(jǐn)慎!此文僅供參考,不作買賣依據(jù)。
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